IT-Infrastruktur KI & Prozessautomatisierung Softwareentwicklung

Die halbe Verwaltung Ihres Betriebs muss niemand mehr von Hand erledigen.

Wir sind der IT-Betrieb aus Leichlingen, der beides kann: Server, Netz und Sicherheit im Griff halten — und die tägliche Papierarbeit mit KI-gestützten Werkzeugen abschaffen, die wir für Ihren Ablauf bauen.

Prozess-Check vereinbaren Was heißt das konkret?

Schwerpunkt

KI ist keine Kür mehr

In wenigen Jahren wird sich kein Unternehmen mehr erlauben können, Angebote, Rechnungen, Berichte und Anfragen von Hand durch die Verwaltung zu schieben. Wer es trotzdem tut, arbeitet zu denselben Preisen mit doppeltem Aufwand.

Das ist keine Zukunftsprognose, sondern der Stand der Technik. Sprachmodelle lesen heute Belege zuverlässiger als jede Formularmaske, sie schreiben Protokolle mit, beantworten Standardanfragen und ordnen Vorgänge dorthin, wo sie hingehören. Der Unterschied zwischen einem Betrieb, der das nutzt, und einem, der es nicht tut, ist kein Prozentpunkt — es sind ganze Stellen an Verwaltungsarbeit.

Wir gehen die Sache von der Arbeit aus an, nicht vom Werkzeug. Zuerst schauen wir uns an, wo in Ihrem Betrieb wirklich Zeit verschwindet. Dann entscheiden wir, was ein fertiges KI-Werkzeug erledigt, was eine Automatisierung übernimmt und wofür wir Ihnen eigene Software schreiben. Alles, was wir bauen, läuft in Ihrer Umgebung, unter Ihren Datenschutzregeln und mit einem Menschen, der die Freigabe behält.

Beispiel · Eine Eingangsrechnung ohne Sachbearbeitung Eingang Verarbeitung Ergebnis

Links kommt herein, was heute jemand von Hand sortiert. Rechts steht, wo es landet. Was der Automat nicht sicher entscheiden kann, geht als Einzelfall an einen Menschen — die Freigabe bleibt bei Ihnen, die Fleißarbeit nicht.

01 · Dokumente

Belege, die sich selbst einsortieren

Rechnungen, Lieferscheine, Wartungsprotokolle und Formulare werden gelesen, geprüft, benannt und im richtigen Ordner oder in der Buchhaltung abgelegt. Sie sehen nur noch die Fälle, bei denen etwas nicht stimmt.

02 · Korrespondenz

Antworten, die schon fertig im Entwurf liegen

Wiederkehrende Anfragen — Terminwünsche, Statusnachfragen, Standardauskünfte — werden vorbereitet und mit Ihrem Tonfall geschrieben. Abschicken tut weiterhin ein Mensch.

03 · Wissen

Ein Betrieb, der sich an alles erinnert

Verträge, Anleitungen, alte Angebote, Projektnotizen: durchsuchbar in normaler Sprache. Neue Mitarbeiter finden in einer Minute, wofür sie sonst zwei Kollegen fragen müssten.

04 · Abläufe

Vorgänge, die von selbst weiterlaufen

Freigaben, Übergaben, Erinnerungen und Fristen laufen als Kette durch — vom Auftrag bis zur Rechnung. Nichts bleibt liegen, weil jemand im Urlaub ist.

05 · Auswertung

Zahlen ohne Excel-Abend

Auslastung, offene Posten, Umsatz je Bereich: einmal eingerichtet, danach jeden Monat pünktlich und in derselben Form. Aus Ihren Systemen, nicht aus einer fremden Cloud.

06 · Eigene Software

Wenn nichts Fertiges passt

Rafael Mattner programmiert selbst. Wo Standardsoftware an Ihrem Ablauf vorbeigeht, bauen wir das fehlende Stück — als kleines Werkzeug, nicht als Großprojekt.

Telefonie

Das Telefon klingelt nicht ins Leere

Ein Anruf, den keiner annimmt, ist ein Auftrag, der beim Nächsten landet. Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud — und setzen einen KI-Assistenten davor, der abnimmt, wenn Sie es gerade nicht können.

Kein Anrufbeantworter, der um Rückruf bittet. Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihres Hauses, fragt in normaler Sprache nach dem Anliegen, stellt durch, wenn jemand frei ist, und macht sonst eine ordentliche Notiz daraus — mit Nummer, Anliegen und Dringlichkeit, direkt im richtigen Vorgang.

Grundlage ist eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud, wie wir sie seit Jahren einrichten. Keine Anlage mehr im Keller, Durchwahlen und Rufgruppen frei einteilbar, Homeoffice und Baustelle sind dieselbe Nebenstelle wie der Schreibtisch.

Anrufliste · Montagmorgen, 7:12 bis 8:40 Uhr Assistent aktiv

07:12 „Heizung im Ladenlokal ist komplett aus, wir öffnen um neun.“ Als dringend eingestuft, an die Bereitschaft durchgestellt

07:38 „Wollte nur wissen, ob mein Angebot schon raus ist.“ Status genannt, Rückrufwunsch beim Sachbearbeiter hinterlegt

08:05 „Ich bräuchte einen Termin, am liebsten Donnerstagvormittag.“ Freie Zeit angeboten, Termin eingetragen, Bestätigung versendet

08:26 „Ich rufe wegen Ihrer Website an, wir hätten da ein Angebot…“ Als Werbeanruf erkannt, höflich beendet, nicht durchgestellt

08:40 „Wir haben Ihre Rechnung, aber die Nummer stimmt nicht.“ Gesprächsnotiz an die Buchhaltung, Vorgang zugeordnet

Annahme rund um die Uhr

Abends, im Urlaub, während der Montage: es geht jemand ran und der Anrufer bekommt eine echte Auskunft statt eines Bandansagetextes.

Anliegen statt Tastenmenü

Ihre Kunden sagen in normalen Worten, worum es geht, und landen direkt bei der richtigen Stelle. Niemand drückt mehr die Zwei für Buchhaltung.

Termine direkt am Telefon

Der Assistent kennt Ihren Kalender, bietet freie Zeiten an, trägt ein und verschickt die Bestätigung. Besonders für Praxen und Werkstätten.

Ausgehende Anrufe

Terminerinnerungen, Rückfragen zu offenen Posten, Bestätigungen und Nachfassen bei Angeboten — angestoßen aus Ihrem System, ohne dass jemand die Liste abarbeitet.

Gesprächsnotiz automatisch

Jedes Telefonat endet mit einer kurzen Zusammenfassung im richtigen Vorgang — samt Aufgabe, wenn etwas zu tun bleibt. Kein Zettel geht mehr verloren.

Dringlichkeit erkennen

Der Notfall wird durchgestellt oder an die Bereitschaft gegeben, die Routinefrage wartet bis zum Morgen. Die Regeln dafür legen Sie fest, nicht wir.

Sauber gemacht heißt: Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass ein Assistent spricht, und kommt jederzeit zu einem Menschen durch. Aufgezeichnet wird nur mit Einwilligung. Wir richten das so ein, dass es auch in einer Praxis oder Kanzlei standhält.

Fundament

IT, die vorher stimmen muss

Automatisierung setzt auf einer IT auf, die trägt. Deshalb bleibt das unser zweites Standbein — Beratung, Aufbau und Betrieb Ihrer Infrastruktur.

Schwerpunkt

Virtualisierung

Für jede Aufgabe ein eigenes Blech im Schrank — das war einmal. Auf einem ordentlich ausgelegten Host laufen Dateiserver, Warenwirtschaft, Mailsystem und Testumgebung sauber voneinander getrennt nebeneinander. Wir arbeiten mit Hyper-V und VMware und wählen die Plattform danach aus, was Sie schon haben.

Der Gewinn liegt weniger bei Strom und Platz als im Betrieb: Ein virtueller Server ist in Minuten gesichert, kopiert oder auf den Stand von gestern zurückgesetzt. Vor jedem Update setzen wir einen Prüfpunkt. Fällt Hardware aus, läuft das System auf anderer Hardware wieder an, statt tagelang neu aufgesetzt zu werden.

Planung, Migration bestehender Server, Einrichtung im laufenden Betrieb
Sicherung samt geübter Wiederherstellung — nicht nur eingerichtet, sondern getestet
Testumgebung als Kopie der echten, damit Updates nicht am Kunden erprobt werden

Vier halb ausgelastete Maschinen werden zu einem Host mit vier getrennten Systemen. Der eigentliche Unterschied steht unten: Jeder Punkt auf der Linie ist ein Zustand, auf den sich der Betrieb zurückholen lässt.

Schwerpunkt

Mobiles Arbeiten

Homeoffice, Baustelle, Außendienst, zweiter Standort: Der Zugriff auf Dateien, Warenwirtschaft und Telefonie muss überall gleich funktionieren — und trotzdem abgesichert sein. Beides gleichzeitig ist die eigentliche Aufgabe, denn ein Fernzugang, der im Alltag nervt, wird umgangen.

Ob verschlüsselte Einwahl ins Firmennetz, ein Terminalserver oder ein Cloud-Arbeitsplatz das Richtige ist, hängt davon ab, wie Sie arbeiten — nicht davon, was gerade beworben wird. Dazu gehört die Anmeldung mit zweitem Faktor und die Verwaltung der Geräte: verschlüsselte Festplatten, gesteuerte Updates, und ein verlorenes Notebook lässt sich aus der Ferne sperren.

Verschlüsselter Zugang ins Firmennetz, Terminalserver oder Cloud-Arbeitsplatz
Anmeldung mit zweitem Faktor, Rechte nach Zuständigkeit statt nach Gewohnheit
Geräteverwaltung: Verschlüsselung, Updates, Fernsperrung bei Verlust

Vier Arbeitsorte, ein Weg hinein. Entscheidend ist der Kasten in der Mitte: Ohne zweiten Faktor kommt niemand durch, auch nicht mit gestohlenem Kennwort.

Schwerpunkt

Firewall & Netzsicherheit

Die Firewall ist die Haustür des Betriebs, und sie ist genau so gut wie ihr Regelwerk. Wir errichten und konfigurieren Firewalls: Aufbau, Inbetriebnahme und ein Regelwerk nach dem Grundsatz, dass offen ist, was gebraucht wird — und sonst nichts.

Der wichtigere Teil ist die Trennung dahinter. Gäste-WLAN, Kassensystem, Produktionsanlagen und Verwaltung gehören in eigene Netze. Wenn im Gastnetz etwas passiert, darf es die Buchhaltung nicht erreichen. Dazu die Pflege, denn eine Firewall, die drei Jahre niemand angefasst hat, ist keine: Regeln aufräumen, Firmware aktuell halten, Protokolle ansehen, damit ungewöhnlicher Verkehr auffällt.

Errichtung und Konfiguration, Regelwerk und dokumentierte Freigaben
Getrennte Netze für Verwaltung, Technik und Gäste-WLAN
Laufende Pflege: Firmware, Regelwerk, Protokollauswertung
Absicherung der Arbeitsplätze — autorisierter Platin Partner bei ESET

Die gestrichelten Linien sind der eigentliche Punkt: Zwischen den drei Netzen gibt es keinen Weg. Ein befallenes Gerät im Gäste-WLAN kommt an die Buchhaltung nicht heran.

Außerdem im Programm

IT-Beratung & Konzept

Wir sortieren, was Sie haben, und sagen ehrlich, was bleibt, was ersetzt gehört und was Sie sich sparen können. Ohne Bindung an einen Hersteller.

Server & Infrastruktur

Planung, Aufbau und Ausbau von Servern, Netzwerken und Arbeitsplätzen — für Betriebe, die wachsen, umziehen oder eine gewachsene Struktur endlich ordnen wollen.

Managed Monitoring

Ihre IT-Komponenten werden laufend überwacht. Wir sehen die Störung meist, bevor bei Ihnen jemand zum Telefon greift.

Datenschutz & IT-Sicherheit

Beratung zu Datenschutz und Absicherung, autorisierter Platin Partner bei ESET. Besonders für Praxen, Kanzleien und alle, die mit fremden Daten arbeiten.

Fernwartung & 24/7-Service

Telefonisch, per Fernwartung oder vor Ort. Rund um die Uhr erreichbar, weil ein stehender Betrieb nicht bis Montag warten kann. Zum Fernwartungs-Modul.

Cloud-Telefonanlagen

VoIP-Anlagen aus der Cloud, Einrichtung, Rufnummernmitnahme und Anbindung an Ihre übrigen Systeme. Mehr dazu im Abschnitt Telefonie.

Arbeitsplätze: Apple & Windows

Beratung, Beschaffung, Einrichtung, Reparatur. Microsoft Premium Partner für Windows und Office.

Webdesign

Webauftritte, die zum Betrieb passen und gepflegt werden können — statt einmal gebaut und dann vergessen.

Vorgehen

In vier Schritten

Kein Großprojekt mit offenem Ende. Wir fangen bei einem Ablauf an, der weh tut, und zeigen das Ergebnis, bevor Sie sich festlegen.

Prozess-Check vor Ort

Ein halber Tag im Betrieb. Wir schauen zu, wo Arbeit hakt, doppelt gemacht wird oder auf Papier wandert — und notieren, was sich technisch abnehmen lässt.

Vorschlag mit Zahlen

Sie bekommen eine Liste: welcher Ablauf, welcher Aufwand, welche Zeitersparnis, welche Kosten. Sortiert danach, was sich am schnellsten rechnet.

Ein Ablauf zuerst

Wir setzen einen einzigen Prozess um und lassen ihn im Alltag laufen. Wenn er hält, was er soll, machen wir weiter. Wenn nicht, haben Sie wenig verloren.

Ausbauen und betreuen

Weitere Abläufe kommen dazu, die Werkzeuge werden gepflegt und angepasst. Ihre Leute werden eingewiesen, damit Sie nicht von uns abhängig sind.

Fernwartung

In zwei Minuten auf Ihrem Bildschirm

Die meisten Störungen lassen sich lösen, ohne dass jemand ins Auto steigt. Sie starten ein kleines Programm, nennen uns die angezeigte Nummer — und wir sehen dasselbe wie Sie.

Es wird nichts installiert und nichts läuft im Hintergrund weiter. Das Programm startet nur, wenn Sie es starten, und die Verbindung endet, sobald Sie das Fenster schließen. Sie sehen die ganze Zeit mit, was auf Ihrem Rechner passiert, und können jederzeit abbrechen.

Windows & macOS · keine Installation nötig

CITSS QuickSupport

Unser eigenes Fernwartungsmodul. Sie laden eine einzelne Datei, starten sie mit einem Doppelklick und nennen uns die angezeigte Nummer — mehr ist nicht zu tun. Administratorrechte braucht es nicht.

QuickSupport starten

Schritt 1

Anrufen

Rufen Sie uns unter 02175-9949079 an und schildern Sie kurz, was nicht geht.

Schritt 2

Programm starten

Sie laden oben das Modul und starten die Datei mit einem Doppelklick. Eine Installation ist nicht nötig.

Schritt 3

Freigeben

Sie geben uns die angezeigte Nummer durch und bestätigen die Verbindung. Danach arbeiten wir gemeinsam.

Bitte einmal lesen: So erkennen Sie echten Support

Wir rufen Sie niemals unaufgefordert an und bitten um Fernzugriff. Wenn sich jemand am Telefon als Microsoft, als Ihr Internetanbieter oder als „Computertechniker“ meldet und Sie auffordert, ein Fernwartungsprogramm zu starten, legen Sie auf. Diese Masche ist verbreitet und benutzt genau dieselben Werkzeuge wie wir.

Eine Fernwartung durch uns beginnt immer damit, dass Sie uns angerufen oder geschrieben haben. Im Zweifel legen Sie auf und wählen selbst 02175-9949079 — dann wissen Sie sicher, mit wem Sie sprechen.

Kundschaft

Für wen wir arbeiten

Betriebe zwischen fünf und hundert Leuten, bei denen die Verwaltung mitgewachsen ist, ohne dass jemand sie je neu geordnet hätte.

Handwerks- und Gewerbebetriebe Arztpraxen Kanzleien Kleine und mittlere Unternehmen Vereine und Verwaltungen

24/7Erreichbar, auch außerhalb der Bürozeiten

Vor Ort im RheinlandLeichlingen, Langenfeld, Leverkusen, Solingen, Burscheid

Zertifizierte PartnerschaftenMicrosoft Premium Partner für Windows & Office · autorisierter Platin Partner bei ESET

InhabergeführtRafael Mattner — Programmierer, nicht nur Verkäufer

Nächster Schritt

Ein Gespräch, eine Stunde, kein Angebot im Anschluss, wenn es nicht passt.

Rufen Sie an oder schreiben Sie kurz, womit Ihre Verwaltung am meisten Zeit verliert. Wir sagen Ihnen offen, ob sich das automatisieren lässt — und wenn nein, auch das.

02175 9949079 info@citss.de

AnschriftGartenstraße 8
42799 Leichlingen

Telefon02175 9949079

E-Mailinfo@citss.de

Internetwww.citss.de